معجزه ای به نام طوفان فکری / طوفان مغزی -- از سری مقالات تولید ایده های اساسی و خلاق
آیا کسب و کار شما با مسئله و یا مشکلی روبرو شده که به تنهایی قادر به رفع آن نیستید؟
به نظرتان ایده های بهتر و زیادی هم وجود دارد که به ذهن شما نمی رسد؟
طوفان فکری (Brain Storming) چندین دهه است که برای آماده سازی ذهن برای تصمیم گیری، تولید ایده و رفع مشکلات و مسائل به کار می رود، از این رو برای سازمان ها و کسب و کارها یک معجزه به حساب می آید که کارکنان آنها به خصوص افراد خلاق در کنار هم بتوانند از دل مشکلات و مسائل پیرامون سازمان، راه حل و ایده های چشمگیری بیرون بکشند و بدین طریق به رشد سازمانشان کمک کنند.
شما برای حل مسائل در کسب و کارتان چقدر از طوفان فکری استفاده می کنید؟ احتمالا حداقل یک بار از آن استفاده کرده اید، حتی اگر متوجه آن نشده باشید.
آنچه که بسیار مهم است این است که باید از طوفان فکری به شکل صحیح استفاده کنید تا کاملا موثر و کارآمد باشد و برای شما نتیجه بخش باشد. در این مقاله سعی داریم به تکنیک طوفان فکری نگاهی بیاندازیم. طوفان فکری چیست؟ چرا مفید است؟ و چگونه از آن حداکثر استفاده را ببریم؟
طوفان فکری چیست؟
مدیر اجرایی مادیسون اونیو، الکس اوسبورن، رویکردی را برای طوفان فکری ارائه کرد و آن را در کتاب ۱۹۵۳ “قوه تخیل به کار رفته” منتشر کرد، از آن به بعد محققان با تکنیک اصلی او، پیشرفت های زیادی کرده اند. رویکردی که در این مقاله توضیح داده شده، تحقیق او را هم بر شمرده است، بنابراین کمی از رویکرد اوسبورن متفاوت است.
طوفان فکری تکنیکی است بسیار راحت برای حل مسائل کسب و کار که با تفکر جانبی ترکیب می شود. این تکنیک افراد را به پیشنهاد دادن افکارشان و ایده هایی که می تواند در ابتدا کمی احماقه و خنده دار به نظر برسند، تشویق می کند. برخی از این ایده ها می توانند به راه حل های خلاق برای مشکلات تبدیل شوند، در حالی که بقیه ایده های مطرح شده نیز می توانند موجب ایده های بیشتری شوند. تکنیک طوفان فکری کمک می کند تا با خارج کردن افراد از روش های معمول تفکر، از روزمرگی در بیایند. معمولاً در طول جلسات طوفان فکری، باید مانع از انتقاد یا تشویق در مورد ایده ها شد. سعی کنید احتمالات را بیشتر باز کنید و فرض های نادرست درباره محدودیت های مشکل را از بین ببرید. قضاوت و تجزیه و تحلیل در این مرحله مانع از ایجاد ایده می شود و خلاقیت را محدود می کند. ایده ها را در پایان جلسه طوفان فکری ارزیابی کنید.
اکنون بیایید بدانیم که چرا از طوفان فکری استفاده می شود؟
تیم هایی که برای حل مسائل پیش آمده در کسب و کار شکل می گیرند، اغلب با رفتار تیمی غیرکارآمد و غیر منسجم، به کار لطمه بزنند. قبل از هر چیز تحلیل دقیقی از مسئله در اختیار تیم تشکیل شده قرار می دهیم، این کار می تواند گروه را به توسعه ایده های محدود و غیر تخیلی هدایت کند.
طوفان فکری یک محیط آزاد و باز و عاری از هرگونه تنش را فراهم می کند که هر کسی را برای شرکت در آن ترغیب می کند. از ایده های ناگهانی استقبال می شود و تمام شرکت کنندگان ترغیب می شوند تا شرکت کنند، و به آنها کمک کنند تا صفی از ایده های خلاق را بوجود آورند. در استفاده از تکنیک طوفان فکری، تجربیات گوناگون اعضای تیم را به اشتراک گذاشته می شود و ارزش ایده های ارائه شده را بالا می برد، به این معنی است که می توانید اغلب راه حل های بهتری را برای مشکلی که با آن روبرو شده اید، بیابید. همچنین این تکنیک می تواند به شما کمک کند تا همه را در انتخاب راه حل سهیم کنید. و این باعث می شود که آنها درگیر توسعه راه حل شوند و بسیار احتمال دارد آنها بیشتر برای حل این مسئله احساس مسئولیت کنند. چون طوفان فکری جالب است، به اعضای تیم کمک می کند تا متعهد شوند، به طوری که آنها مشکلات را در یک محیط مثبت و عاری از تنش و تمسخر حل می کنند.
طوفان فکری فردی
با اینکه طوفان فکری گروهی در ایجاد ایده، اغلب موثر تر از گروه حل مشکلات است اما مطالعات متعدد نشان داده است که طوفان فکری فردی ایده های بیشتر و اغلب بهتری را نسبت به طوفان فکری جمعی تولید می کند.
وقتی با خودتان طوفان فکری انجام می دهید، نباید نگران انتقادات و نظرات دیگران باشید، و می توانید آزاد تر و خلاق تر باشید. برای مثال، شاید دریابید که ایده ای که تردید دارید به گروه ارائه دهید ممکن است وقتی خودتان آن را پیدا می کنید به چیز خاصی توسعه اش دهید.
اگرچه وقتی خوتان طوفان فکری انجام می دهید ممکن است ایده ها را به طور کامل توسعه ندهید چون تجربه گسترده ای از اعضای گروه دیگر ندارید.
نکته:
به منظور حداکثر استفاده از جلسه طوفان فکری انفرادیتان، یک محل راحت را برای نشستن و تفکر انتخاب کنید. حواس پرتی ها را به حداقل برسانید و تمرکز کامل کنید به طوری که بتوانید از یک سو بر مشکل تمرکز کنید و از سوی دیگر استفاده از نقشه های ذهنی را برای طبقه بندی و توسعه ایده ها در نظر بگیرید.
وقتی که باید یک مشکل ساده را حل کنید، ایجاد فهرستی از ایده ها، یا تمرکز بر یک مسئله کلی، طوفان فکری فردی، بهترین پیشنهاد است.
طوفان فکری گروهی
با طوفان فکری گروهی می توانید از تجربیات و خلاقیت تمام اعضای گروه بهره ببرید. وقتی یکی از اعضای تیم در گیر یک ایده شده است، خلاقیت و تجربیات اعضای دیگر می تواند ایده را به مرحله بعد هدایت کند. می توانید ایده ها را با عمق بیشتر با طوفان فکری گروهی نسبت به طوفان فکری فردی توسعه دهید.
مزیت دیگر طوفان فکری گروهی این است که هرکسی احساس می کند که در راه حل مشارکت کرده است و به یاد افراد می اندازد که بقیه ایده های خلاقی دارند. همچنین تکنیک طوفان فکری یک بازی جالب است که برای گروه، بسیار خوب می باشد.
طوفان فکری گروهی می تواند برای افراد پر مخاطره باشد. ممکن است در نگاه اول، پیشنهادات غیر عادی، بی ارزش به نظر برسند. اینجاست که شما باید جلسات را پشت سر هم بگذارید. به طوری که گروه ها این ایده ها را کنار نگذارند و خلاقیت را سرکوب نکنند.
در صورت امکان، شرکت کنندگان در طوفان فکری باید از رشته های تحصیلی مختلفی باشند. این تجربه می تواند جلسه را خلاق تر کند. اگرچه، گروه را زیاد بزرگ نکنید: همانند انواع دیگری از کار گروهی، گروه های ۵ تا ۷ نفری معمولا کارآمد هستند.
چگونگی استفاده از ابزار طوفان فکری
با تلفیق طوفان فکری گروهی و فردی و مدیریت این فرآیند بر طبق قوانین زیر اغلب می توانید بهترین نتایج را بگیرید. با این کار، می توانید افراد را بر تمرکز بر مسئله بدون حواس پرتی دعوت کنید، و تعداد ایده هایی که می توانید ایجاد کنید را به حداکثر برسانید.
برای شروع موثر جلسه طوفان فکری گروهی مراحل زیر را دنبال کنید:
مرحله یک: تشکیل گروه
اول از هر چیز، یک محیط راحت و آرام برای جلسه فراهم کنید. مطمئن شوید که اتاق از نور خوبی برخوردار است و همچنین ابزارهای لازم از جمله لوازم التحریر، نوشیدنی و خوردنی هایی که نیاز می باشد را فراهم کنید.
سپس فکر کنید که گروه طوفان فکری تا چه حد اطلاعات نسبت به مسئله مورد نظر نیاز دارد؟ به خاطر داشته باشید که آمادگی هر چه بیشتر در مورد موضوع برای تیم مهم است اما اگر بیش از اندازه باشد هم برای ماهیت جلسه طوفان فکری محدودیت ایجاد می کند یا حتی کارایی آن را از بین می برد. در نظر بگیرید که چه افرادی قرار است در جلسه شرکت کنند. اتاقی پر از افراد هم سلیقه و هم ایده، ایده های خلاق را به عنوان یک گروه متفاوت تولید نمی کنند بنابراین سعی کنید افرادی را از رشته های تحصیلی مختلف و سبک های مختلف فکری دعوت کنید.
وقتی گروه تشکیل شد، یک نفر را برای ثبت ایده هایی که در جلسه اعلام شده، مشخص کنید (منشی جلسه). این شخص نباید لزوما مدیر تیم باشد چرا که ثبت ایده ها و مشارکت به طور همزمان دشوار است. توضیحات و یاداشت ها را جایی بنویسید که هر کسی بتواند ببیند مثلا روی نمودار یا وایت برد؛ یا از یک کامپیوتر به همراه پروژکتور استفاده کنید.
باید سعی کنید افراد رودرواسی با یکدیگر را کنار بگذارند و از تمسخر کردن یکدیگر پرهیز کنند.
مرحله دو: مشکل را مطرح کنید
به روشنی مشکلی که می خواهید حل کنید را مطرح کنید، هر ملاک و معیاری نیز که مد نظرتان است را هم مطرح کنید. مشخص کنید که هدف جلسه، تولید ایده تا جای ممکن است. در این جلسات معمولاً تعداد زیادی ایده بیرون می آید.
در شروع جلسه به افراد به اندازه کافی زمان دهید تا بتوانند تا جایی که می توانند ایده هایشان را بنویسند. سپس از آنها بخواهید تا ایده هایشان را به اشتراک بگذارند، به این صورت که به همه فرصت عادلانه برای مشارکت داده شود.
مرحله سه: بحث را هدایت کنید
وقتی همه ایده هایشان را به اشتراک گذاشتند، بحث گروهی برای توسعه و گسترش ایده های افراد را شروع کنید و از آنها برای باز تولید ایده های جدید استفاده کنید. ساخت ایده های دیگران، یکی از با ارزش ترین ابعاد طوفان فکری گروهی است.
همه را به مشارکت و توسعه ایده ها تشویق کنید، از جمله ساکت ترین افراد، و مانع از کسی شوید که از ایده ها انتقاد می کند. برای تسهیل کار گروه، اگر ایده هایی دارید باید آنها را به اشتراک بگذارید اما زمان و انرژی تان را صرف حمایت از تیم و هدایت بحث کنید. در لحظه فقط به یک مکالمه توجه کنید و اگر افراد حاشیه رفتند، دوباره گروه را بر سر بحث متمرکز کنید.
اگر چه شما بحث را هدایت می کنید، به خاطر داشته باشید که در حال طوفان فکری به همه اجازه شوخی و خوشحالی را بدهید. از خلاقیت استقبال کنید، و تیم را ترغیب کنید تا جای ممکن، بدون در نظر گرفتن عملی بودن یا نبودن ایده، ایده شان را پیشنهاد کنند. از آزمایش های فکری مثل انگیزش برای ایجاد ایده های غیر منتظره استفاده کنید.
به مدت طولانی یک ردیف از افکار را دنبال نکنید. مطمئن شوید که ایده های مختلفی را ایجاد کرده اید و ایده های منحصر به فرد را با جزییات بررسی کنید. اگر یک عضو تیم تمایل دارد به تنهایی یک ایده را بررسی و دنبال کند، اجازه دهید که آزادانه این کار را انجام دهد.
همچنین، اگر جلسه طوفان فکری خسته کننده است، چندین زمان استراحت مشخص کنید به طوری که بتوانند تمرکزشان را در طول جلسه حفظ کنند.
مرحله بعد – اقدام
بعد از جلسه طوفان فکری فردی یا گروهی، شما ایده های زیادی خواهید داشت. اگرچه طبقه بندی این ایده ها برای یافتن بهترین ایده، سخت به نظر می رسد. تجزیه و تحلیل این ایده ها مرحله مهم بعدی است و می توانید برای این کار از ابزارهای مختلفی استفاده کنید.
از نمودارهای همبستگی برای سازماندهی ایده ها استفاده کنید و طرح های رایج را پیدا کنید.
تجزیه و تحلیل در جدول و تجزیه و تحلیل مقایسه دو به دو به شما کمک خواهند کرد تا از بین گزینه های مختلف انتخاب کنید. همچنین می توانید از تکنیک شش کلاه تفکر (که در همین وب سایت مقاله ای راجع به آن ارائه شده است) برای نگاه به ایده ها از دیدگاه های مختلف استفاده کنید؛ و تکنیک گروه اسمی و چند رای گیری می تواند به شما در انتخاب از میان گزینه ها به عنوان یک گروه به ویژه وقتی تفاوت ها بین گزینه ها خیلی فردی است، کمک کند.
نکات کلیدی
وقتی مدیریت به خوبی انجام شود، طوفان فکری می تواند به شما در ایجاد راه حل های اساسی برای مشکلات کمک کند. همچنین طوفان فکری می تواند افراد را در به عهده گرفتن راه حل ها ترغیب کند. چون آنها ورودی فراهم کرده اند و نقشی را در توسعه آنها ایفا کرده اند.
بهترین رویکرد برای طوفان فکری، شامل طوفان فکری گروهی و فردی است. در طول فرآیند طوفان فکری، نباید انتقادی درباره ایده ها انجام شود و خلاقیت باید تشویق شود.
طوفان فکری در مسائل و امور مختلف کاربرد مثلا برای افزایش کیفیت محصول، ارائه محصول جدید، یافتن راه حل برای رفع موانع، یافتن شعار تبلیغاتی برای کسب و کار و حتی برای مسائل شخصی هم می توان از طوفان فکری استفاده کرد. یک مسئله توسط چندین نفر از ابعاد مختلف و دیدگاه های متفاوت مورد بررسی قرار می گیرد و نهایتا بهترین تصمیم گیری انجام می شود.