تاریخچه
هوش سازمانی (Organizational Intelligence) مفهومی جدید در عرصه متون سازمان و مدیریت است. پیشینه موضوعی هوش سازمانی به دهه 1990 بر می گردد و ریشه های آن باید در نظریه های مدیریت دانش و یادگیری سازمانی جستجوكرد ، اما سخن از هوش سازمانی از سال 1992 به طور آشكار و صریح در مقاله ای كه ماتسودا با عنوان «هوش سازمانی، اهمیت آن به عنوان یك فرایند و فراورده» در كنفرانس بین المللی اقتصاد در توكیو منتشر كرد، مطرح شده است. در این مقاله ضمن تشریح معنا و مفهوم هوش سازمانی، فرایند هوش سازمانی را متشكل از پنج عنصر و فراورده هوش سازمانی در قالب طراحی شبكه های اطلاعاتی معرفی كرده است.
پس از آن هلال هم در رابطه با هوش سازمانی چارچوبی ارائه كرده است كه در آن به طور منسجم زیر ساخت ها و روشهای شناختی هوش سازمانی را نشان داده است. همچنین در این چارچوب یكی دیگر از مولفه های آن یادگیری تك حلقه ای و دو حلقی ای است به معنای كسب دانش و بهبود و اصلاح روش است. همچنین متذكر می شود كه امروزه سازمانها نظام های یادگیری هوشمندی هستند كه از افراد آموزش دیده ای تشكیل شده اند كه این افراد از شبكه های اطلاعاتی پیچیده برای سازگاری با دنیای پیچیده استفاده می كنند.
در ایران نیز ستاری قهفرخی پژوهشی را درسال 1386 با عنوان (بررسی رابطه بین زیر سیستم مدیریت دانش و هوش سازمانی و مولفه های آن در شركت ذوب آهن اصفهان)انجام داد. هدف از این پژوهش بررسی رابطه بین زیر سیستم مدیریت دانش در سازمان یادگیرنده و هوش سازمانی و مولفه های آن در شركت ذوب آهن اصفهان بوده است. كه در آن راهبردهای زیر سیستم مدیریت دانش در سازمان یاد گیرنده از نظر ماركوارت و مولفه های هوش سازمانی از نظر آلبرشت استفاده شده است. نتایج تحقیق نشان داده است كه بین زیر سیستم مدیریت دانش و تمامی مولفه های هوش سازمانی رابطه مثبت و معناداری وجود دارد.
هوش سازمانی چیست؟
هوش سازمانی (OI) به معنای کسب دانش و اطلاعات جامع از همه عواملی که بر سازمان تاثیر می گذارد. منظور از همه عوامل یعنی اطلاعاتی که از مشتریان، ارباب رجوع، رقبا، محیط اقتصادی، محیط فرهنگی، فرایندهای سازمانی (مالی، اداری، حفاظتی، تولیدی، منابع انسانی، بودجه و ...) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان می‌گذارد هوش سازمانی است. هوش سازمانی شما را برای تصمیم‌گیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکت‌ها توانمند می‌سازد.
هر کارمند می‌تواند وظیفه اش را به نحو احسن انجام دهد، اگر تصمیم‌گیری‌ها در سازمانها بر مبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای حدسیات و یا اینکه چگونه در گذشته آن کار را انجام می‌داده‌اند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت. در این باره نیاز به مستندات است، مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است که مانع از سعی و خطا می‌گردد. وعده ای که هوش سازمانی به شما می دهد یعنی وعده دسترسی فوری به همه داده های موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخص‌های عملکرد موردنیاز تا سازمان خود را اداره کنید.
چه اتفاقی رخ می‌داد اگر می‌توانستید بی‌نهایت کاوش در اجزا در داده‌های موجود و از منظرهای متفاوت (Slice & Dice به عمل تجزیه اطلاعات به بخش‌های کوچک‌تر و نمایش آن از منظرهای متفاوت برای درک بهتر در تصمیم‌گیری‌ها گفته می‌شود.) می‌نمودید بدون اینکه لازم باشد بدانید از چه سیستمی تا سطح Transactions (تراکنش‌ها)، این داده‌ها می‌آیند کارتان را بهتر انجام می‌دادید؟
هوش سازمانی به همه شرکت‌ها کمک می‌کند تا از طریق گزارش‌گیری و تحلیل داده‌ها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینه‌های اجرائی زیاد و سعی و خطا بدست آورند.
متاسفانه هنگامی که این سیستم‌ها، تراکنش‌ها و تعاملات داده‌ها را خوب اجرا می‌کنند، در برابر گزارش‌گیری تحلیل و دسترسی به داده‌ها کم می‌آورند، بهبود و قابلیت‌های تحلیل و گزارش‌گیری شرکت‌ها جزء اولویت‌های مدیران ارشد مالی Chief Financial Officer (CFO) در سال 2005 قرار گرفت.
OI وعده بزرگ و عجیبی را به رهبران شرکت‌ها می‌دهد.
دسترسی فوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید. نه تنها افراد و کارمندان سازمان IT بلکه همه مدیران و تصمیم‌گیران، می‌توانند از آن استفاده کنند. اغلب بسیاری از افراد فکر می‌کنند که این وعده عملی نخواهد شد آیا واقعاً اینطور است؟
چرا هوش سازمانی؟
امروزه با اطمینان کامل می‌توان ادعا کرد که استفاده از راه‌حل OI می‌تواند قدرت رقابت‌پذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمانها متمایز نماید. این راه‌حل این امکان را به سازمانها می‌دهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهره‌برداری نمایند. این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندی‌های مشتریان (ارباب رجوع) و مدیریت ارتباط با آنان را میسر می‌سازد. این راه‌حل این امکان را به سازمان ها می‌دهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را حس کنند. امروزه سازمانهای پیشتاز صحبت از ERP و CRM و ... نمی‌کنند، رویکرد سازمانها به سمت OI است. آنها به دنبال بهینه‌سازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعه‌های وابسته به خود می‌باشند. امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایه‌گذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.
در یک دهه گذشته بسیاری از سازمانها سرمایه‌گذاری‌های بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرم‌افزار و سخت‌افزار کرده‌اند. در اقتصاد امروزه که هزینه‌ها باید کاهش یابد، سازمانها و شرکت‌ها از خود می‌پرسند: «چه مقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایه‌گذاری کرده‌ایم؟» و اینکه «از این سرمایه‌گذاری چه سودی برده‌ایم؟» امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایه‌گذاری در OI در حال افزایش است. تحقیقات فارستر در سال 2003 از 877 سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیم‌گیرندگان در حوزه IT نشان می‌دهد که از رشد سرمایه‌گذاری 9/1% در زمینه IT برخوردارند ولی 45% آنها نیاز به خرید ابزارهای OI را دریافته‌اند و برای آن اقدام می‌کنند. چرا؟ دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمانها به OI علاقه‌مند شده‌اند. اول عصر اطلاعات، دوم مسائل اقتصادی.
در عصر اطلاعات، کسی که اطلاعات دارد، دارای قدرت است. هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز می‌شود. سازمانها و شرکت‌ها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر می‌کنند. اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمانها است. دلیل دیگر استفاده از OI اقتصاد است. بقای سازمانها و شرکت‌ها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است.
کاهش هزینه‌ها و افزایش درآمدها
در سازمانی که OI در آن بکار گرفته می‌شود، مدیران می‌توانند اطلاعات هزینه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینه‌ها چه هستند و تصمیم‌هایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند. تغییرات آینده را پیش‌بینی کنند و برای مسائل خود راه‌حلی مناسب داشته باشند. بمنظور افزایش درآمد، شرکت‌ها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند. حفظ مشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است.
اما باید بدانیم اغلب کدام مشتری سود بیشتری عاید می‌کند. معمولاً 20% از مشتریان 80% سود شرکت را تامین می‌کنند. شرکت‌ها باید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید می‌سازند، حفظ نمایند. باید بدانید OI کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد. گام بعدی تجزیه و تحلیل رفتار بازار، فروش و مشتریان پرسودده هستند. این دانش به مدیران کمک می‌کند تا چگونه مشتریان خود را مدیریت نمایند. برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانال‌های هزینه‌ای، فروش عمده به مشتریان و یا تغییر در حاشیه سود و... مدنظر قرار گیرد. نکته مهم اینست که رفتارها با مشتریان یکسان نیست و هر مشتری یا گروهی از مشتریان روابط خاص خود را خواهند داشت.
سرانجام، اینکه علاوه بر مشخصه‌های اطلاعاتی فوق سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیم‌گیری در سازمانها نیز وجود دارد که نیاز به تحلیلی برای تصمیم‌گیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و ... تکنولوژی OI راه‌حلی برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران می‌باشد که آگاهانه تصمیم‌گیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.
فرآیند OI در سازمانها و شرکت‌ها
فرآیند OI در سازمانها و شرکت‌ها یک فرآیند پویا و تعاملی است. این فرآیند با یک سوال شروع می‌گردد و پاسخ‌های سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم می‌شود. این پاسخ‌ها امکان تصمیم‌گیری برای مدیران را فراهم می‌کند.
برنامه‌ریزی و هدایت:
مرحله برنامه‌ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند OI عمل می‌کند. در شروع متعاقب درخواست‌های مدیران تصمیم‌گیر و سئوالات از سیستم با فرمول کردن سئوالات، برنامه‌ریزی برای پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.
مرحله اخذ اطلاعات از پایگاه اطلاعاتی:
در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌های اطلاعاتی ( منابع اطلاعاتی) جمع‌آوری خواهند شد. داده‌های جمع‌آوری شده از داده‌های خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفاده‌کننده اضافه نخواهند کرد. این داده‌ها می‌بایست پردازش و پالایش شوند در غیر اینصورت هیچ نقطه روشنی در آنها دیده نمی‌شود.
پردازش اطلاعات:
در این مرحله داده‌های جمع‌آوری شده مجتمع خواهند شد، روابط بین آنها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید. این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاری اطلاعات (Load) می‌شود.
آنالیز و تولید اطلاعات:
در این مرحله با استفاده از تکنیک‌های پیشرفته از داده‌های مجتمع شده، هوشمندی ایجاد می‌گردد. سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانه‌ای به سئوالات مدیران خواهد داد. این پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر می‌گردد و امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد شد
نتیجه گیری و پیشنهادات
در شرایط فعلی در پاسخ به نیاز مدیران شرکت‌ها و سازمانها، ضرورت ایجاد یک پلات‌فرم هوش سازمانی وجود دارد. این سازمانها و شرکت‌ها با استفاده از نرم‌افزارهای طراحی شده بر پایه OI می‌توانند اثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف خود افزایش دهند و اطلاعات از حالت عملیاتی و محدود شدن به استفاده در لایه‌های اجرایی سازمان برای استفاده مدیران سازمان توسعه یابند. این ابزارها می‌توانند برای همه اطلاعات و داده‌های تولید شده در سازمان مورد بهره‌برداری قرار گیرند.
باید بدانیم که ابزارهای گزارش‌گیری از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند. این ابزارها معمولا در محدوده سیستم‌های عملیاتی بکار گرفته می‌شوند و مدیران استفاده مؤثری از آن نخواهند کرد. استقرار پلات‌فرم هوش سازمانی (OI) در شرکت‌ها و سازمانها و استفاده از یک ابزار قوی راه‌حل ضروری برای آنها است.
بنابراین هوش سازمانی در سازمانهای پیچیده امروزی برآیند و تركیبی از دو هوش فعال انسانی و هوش مصنوعی ماشینی خواهد بود كه بی تردید مدیران سازمانها برای پویائی و افزایش كارائی سازمان خود راهی جز بهره گیری از این دو جریان هوشمند نخواهند داشت.