برای همه ی ما این اتفاق افتاده است که با حجم زیادی از کارها رو به رو شده ایم و هیچ ایده ای برای انجام آنها نداشته ایم. افرادی که سازمان های بزرگ را اداره می کنند تقریباً هر روز با این وضعیت مواجه می شوند. بسیاری از آنها از تکنیک های مختلفی برای افزایش کارآیی و کاهش فشار کاری خود استفاده می کنند. در این مطلب یازده مورد از این روش ها را به همراه شما همراهان بررسی می کنیم:
۱. ریچارد برانسون، مدیر گروه ویرجین: "مراقب چشمان خود باشید." یکی از کارهایی که باعث شد که بهره وری بیشتری داشته باشم مراقبت از چشمانم و توجه ویژه به عینکم بود. برخی از مردم بینایی کاملاً سالمی دارند و برخی دیگر که در این زمینه با مشکلاتی مواجه هستند، به طرق مختلف این مشکل را حل می کنند. مراقبت از چشمان و توجه به سلامت آنها بهره وری شما را افزایش می دهد. از آنجایی که ما زمان زیادی را به صفحات لپ تاپ، تبلت و یا موبایل خود خیره می شویم، اگر از چشمان خود مراقبت نکنیم، خلاقیت و بهره وری خود را از دست خواهیم داد. باید در فواصل زمانی مشخص از صفحه ی نمایش فاصله بگیرید و به چشمان و البته ذهن خود استراحت دهید.
۲. نیل بلومنتال، مدیر اجرایی واربی پارکر: "تشکیل ماهرانه ی گروه های کاری مهم ترین نکته در بهره وری است." بهره وری همواره در ارتباط با کاری که انجام می دهیم، تعریف نمی شود بلکه منظور به حداکثر رساندن تأثیرگذاری خود است. می توان گفت مهم ترین نکته در بهره وری، افزایش کارآیی و کیفیت تیم های کاری است که تشکیل می دهید. باید نهایت دقت را در گروه های کاری که تشکیل می دهید داشته باشید تا این گروه ها بیشترین کارآیی را داشته باشند.
۳. بت کامستاک، مدیر بازاریابی و نوآوری جنرال الکتریک: "برای مدیریت زمان از نمودار وِن استفاده کنید."نمودارهای ون (یا نمودارهای مجموعه) دوایر متقاطعی هستند که نواحی مشترک بین آنها هاشور زده می شود. این نمودار برای من صرفاً یادآور خاطرات دوران مدرسه نیست و ابزاری است برای اینکه به بهترین شکل از زمانم استفاده کنم. زمانی که می خواهم برای انجام کارهایم برنامه ریزی کنم سه دایره ی متقاطع رسم می کنم؛ یکی برای کاری که دوست دارم انجام دهم، یکی برای کاری که باید انجام دهم و یکی برای کاری که دوست ندارم انجام دهم. سعی می کنم نقطه ی مشترکی میان این سه پیدا کنم تا کاری که مجبورم انجام دهم و یا به انجام آن علاقه ای ندارم، برایم قابل تحمل تر شود.
۴. کوین کو، مدیر اجرایی کابام: "هر روز جلساتی برگزار می کنیم که همه در آن می ایستیم." نکته ای که می خواهم مطرح کنم باعث افزایش بهره وری خودم نمی شود، بلکه بهره وری همکارانم را بالا می برد. هدف من این است کارکنان بیشترین و بهترین استفاده از زمان را داشته باشند. به اعتقاد من این اصل در مورد تمام افرادی که مجموعه ای را مدیریت می کنند و یا بر آن تأثیرگذار هستند، صادق است. مهم ترین تکنیکی که باعث بهره وری و موفقیت من شده این است که هر روز به مدت ۱۵ دقیقه با همکارانم جلسه می گذارم که در این جلسات همه با هم می ایستیم.
این جلسات مانند حلقه ی اتحاد بازیکنان فوتبال قبل از شروع بازی است که در آن تاکتیک های تیم را مرور می کنند. در این جلسات مسائل را به طور عمیق بررسی نمی کنیم بلکه هدف آنها این است که مطمئن شویم که افراد گروه تا ۲۴ ساعت آینده از زمان خود بهترین استفاده را نمایند.
۵. تام کین، سردبیر سایت بلومبرگ نیوز: "برخی از نوشته ها را باید از ابتدا تا انتها خواند." یک رمان یا نمایشنامه ی فاخر را باید به دقت از ابتدا تا انتها خواند، اما این امر در مورد بسیاری نوشته ها صدق نمی کند. نکته ای که من در مورد بسیاری از گزارشات و مقالات رعایت می کنم این است که فقط یک سوم از آنها را می خوانم. نگاهی کامل به متن بیندازید و تیتر، پاراگراف اول و برخی از پاراگراف های بعدی را مرور کنید. سعی کنید مقصود اصلی نویسنده را درک کنید. متن های طولانی الزاماً مطالب زیادی برای گفتن ندارند. یک گزارش ۲۰ صفحه ای حداکثر به اندازه ی ۷ صفحه مطلب مهم دارد. در مورد برخی از مقالات، خواندن دو پاراگراف اول و دو پاراگراف آخر برای فهمیدن مقصود نویسنده کافی است.
۶. سالی کراچک، مدیر پیشین بانک امریکا: "بیشترین کار را زمانی انجام دهید که دیگران خوابند." چهار صبح زمانی است که من بیشترین بهره وری را دارم. قهوه درست می کنم، یکی دو لامپ را روشن می کنم، شومینه را روشن می کنم و گربه ی دخترم را کنار کامپیوترم می خوابانم. ذهنم از دغدغه ها و شلوغی های روزمره خالی است و بیشترین میزان تمرکز را دارد.
۷. کوین روس، نویسنده ی نیویورک مگزین: "اگر واقعاً می خواهید کار انجام دهید، کامپیوترتان را به ماشین تایپ تبدیل کنید." چند سال پیش با هدف بالا بردن بهره وری خود یک ماشین تایپ خریدم. در آن زمان نیمی از آخرین کتاب خود را نوشته بودم اما اینترنت و ایمیل و وبگردی ذهنم را به خود مشغول می کرد. این کار باعث شد که تمرکز بیشتری بر کار داشته باشم و کتابم را زودتر تمام کنم.
اندکی بعد متوجه شدم سرعتم کاهش یافته و متنی که تایپ می کنم اشتباهات املایی دارد. علاوه بر این، تنظیم خطوط، پاراگراف ها و صفحات بسیار زمان بر است. در نهایت به این نتیجه رسیدم که باید از برنامه ی فریدم (Freedom) استفاده نمایم. این نرم افزار به کامپیوتر شما امکان می دهد که برای مدت معینی دسترسی شما را به اینترنت قطع کند و برنامه ی مایکروسافت ورد را در حالت تمام صفحه قرار دهد.
۸. بون پیکنز، مدیر سرمایه گذاری بی پی: "با کارکنان خود ارتباط نزدیک و چهره به چهره داشته باشید." اگر می خواهید بهره وری خود را افزایش دهید با کارکنان خود ارتباط نزدیک و چهره به چهره داشته باشید. ارتباط از طریق رسانه های اجتماعی را فراموش کنید. صحبت، مولد ایده های جدید است و این امر باعث رشد شرکت ها و افراد می شود. سعی کنید به محل کار تک تک کارکنان خود بروید و به صحبت های آنها گوش دهید. اگر آنها به سراغ شما نیامدند شما به نزد آنها بروید.
۹. جاستین روزنبرگ، مدیر اجرایی آسانا: "دلیلی را که کارها را به تأخیر می اندازید، پیدا کنید." من کارها را به تأخیر می اندازم اما دلیل آن تنبلی نیست. به این دلیل کارها را به تأخیر می اندازم که کاری که اولویت بیشتری برایم دارد، پیش می آید. در این مورد باید حتماً با خودتان صادق باشید و کارها و برنامه های خود را به طور شخصی اولویت بندی کرده باشید.
۱۰. تریش ریگان، گزارشگر و سردبیر مجله ی بلومبرگ: "از برنامه های کاربردی مربوط به سفر استفاده کنید." برنامه های کابردی مربوط به سفر بسیار مفید هستند. با استفاده از آنها در هر سفر حداقل ۴۰ دقیقه صرفه جویی می شود. علاوه بر این، فشار ناشی از استرس نیز تا حد زیادی کاهش می یابد. می توانید بلیط خود را غیرحضوری تهیه کنید و بهای آن را پرداخت کنید. به این ترتیب، دیگر نیازی نیست که در فرودگاه برای تهیه یا پرینت بلیط خود معطل شوید. در یکی از سفرهای خود متوجه شدم در فرودگاه هیترو عده ی زیادی از مسافران که تلفن همراه هوشمند داشتند در صف پرینت بلیط و کارت پرواز خود ایستاده بودند. تعداد آنها واقعاً شگفت انگیز بود. آنها می توانستند قبلاً این کار را انجام دهند تا در فرودگاه معطل نشوند.