تهیه اطلاعات کتاب شناختی لازم برای شناسایی و بازیابی یک کتاب بر مبنای ضوابط و استانداردهای بین المللی قبل از انتشار را فهرست نویسی پیش از انتشار یا فیپا می گویند.
تعریف اصطلاحات مرتبط
اطلاعات کتابشناختی :
جزئیات مربوط به یک اثر مثل نویسنده ، عنوان ، ناشر، محل نشر، ویرایش ، فروست ، تعداد جلدها، پیوستها، بها، مترجم ، تصویرپرداز و موارد مشابه را اطلاعات کتابشناختی می گویند.
بازیابی :
فرآیند جستجو و دستیابی به مرتبط ترین منبع مورد تقاضا، بازیابی نام دارد.
کتاب :
هر اثر چاپی که به منظور ارائه به عموم انتشار یافته و بیش از ۲۵ صفحه داشته باشد، کتاب محسوب می شود. نشریات و ادواری ها کتاب به حساب نمی آیند.
تاریخچه
تاریخچه فهرستنویسی پیش از انتشار در جهان :
این طرح به شکل غیررسمی در سال ۱۸۷۰ در آمریکا پیشنهاد شد و برای اولین مرتبه به طور رسمی توسط کتابخانه کنگره آمریکا در سال ۱۹۰۱ آغاز شد. در سال ۱۹۷۱ برای دومین مرتبه با روشی که برخاسته از طرح فهرستنویسی از مأخذ بود در کتابخانه کنگره آمریکا پی گرفته شد. پس از حدود ۳ سال ۶۵ درصد از کتابخانه های آمریکا دارای فهرستبرگه پیش از انتشار شدند. در انگلستان پیشنهاد این طرح به سال ۱۸۷۶ باز میگردد، اما اجرای رسمی آن به سال ۱۹۷۷ می رسد. در سال ۱۹۸۱ اعلام شد که ۹۰ درصد از کتابخانه های انگلستان از این طرح استفاده می کنند. در حال حاضر بسیاری از کشورهای جهان از این طرح استقبال کرده اند.
تاریخچه «فهرستنویسی پیش از انتشار» در ایران :
شکل ابتدایی و مختصر این طرح را در کتابهای چاپ سال ۱۳۴۶ به بعد دانشگاه تهران و ۱۳۴۹ به بعد خانقاه نعمت اللهی می توان دید. در سال ۱۳۷۱ کتابخانه ملی ایران این طرح را به طور آزمایشی با برخی از ناشران به اجرا گذاشت و پس از موفقیت نسبی پیشنهاد قانونی شدن آن ، طی طرحی در اسفند ۱۳۷۴ از سوی کتابخانه ملی به هیئت دولت ارائه شد که تصویبنامه آن در تاریخ ۸/۱۲/۱۳۷۵ به کتابخانه ملی ابلاغ شد و مسئولیت اجرایی طرح بر عهده کتابخانه ملی نهاده شد. در مهر ۱۳۷۷ کتابخانه ملی با همکاری وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی اجرای طرح را به طور رسمی آغاز کرد. اکنون با همراهی و مساعدت ناشران عزیز بیش از ۹۰% از کتابهای منتشر شده در سطح کشور همراه با این اطلاعات منتشر می شوند. تخمین زده می شود که فقط سالانه بیش از یک میلیارد تومان صرفه جویی حاصل اجرای این طرح است .
فواید فیپا
__ یکدستی و هماهنگی فهرستنویسی
__ تسهیل امر فهرستنویسی
__ جلوگیری از انجام کار تکرار
__ افزایش سرعت بازیابی منابع در کتابخانه ها
__ اطمینان از صحت و درستی کار
__ صرفه جویی در بودجه
__ تسریع امر اشاعه اطلاعات
__ تسهیل در ایجاد شبکه های اطلاعاتی
__ افزایش سرعت گردش اطلاعات
ضوابط و استانداردهای بین المللی فیپا
با توجه به اینکه عمل فهرستنویسی فرآیندی علمی و پژوهشی است و دستیابی سریع به مجموعه را ممکن می سازد، همه عملیاتی که در این فرآیند صورت می گیرد قانونمند شده اند و دستورالعمل و ابزارهای خاصی برای آن وجود دارد.
ـ قواعد فهرستنویسی انگلوامریکن
ـ استاندارد بین المللی کتابنامه نویسی
ـ سرعنوان های موضوعی فارسی
ـ رده بندی کنگره و رده بندی دیویی
استانداردها و ابزارهایی هستند که در فهرستنویسی پیش از انتشار به کار می روند.
آئین نامه اجرایی فهرست نویسی پیش از انتشار
پیرو تصویبنامه شماره ۱۲۶۶۷۵/ت ۱۶۴۳۵ هـ مورخ ۸/۱۲/۱۳۷۵ هیئت محترم وزیران که در آن کلیه ناشران دولتی و غیردولتی را موظف به فهرستنویسی پیش از انتشار کتابهای منتشره کرده است و با توجه به بند ۴ این تصویبنامه که مسئولیت تایید نهایی فهرستهای تهیه شده و همچنین تعیین ضوابط اجرایی آنرا به عهده کتابخانه ملی محول کرده است آئین نامه اجرایی فهرستنویسی پیش از انتشار به شرح ذیل ابلاغ می شود:
ماده (۱) تعاریف
کتاب = هر اثر چاپی غیرادواری که به منظور ارائه به عموم انتشار یافته و بیش از ۲۵ صفحه داشته باشد.
فهرستنویسی پیش از انتشار (فیپا) = فهرستنویسی پیش از انتشار عبارتست از تهیه اطلاعات کتابشناختی لازم برای شناسائی و بازیابی یک کتاب بر مبنای ضوابط و استانداردهای بین المللی قبل از انتشار. اثر فهرستنویسی پیش از انتشار حاصل همکاری تنگاتنگ ناشران با سازمانی است که تهیه کتابشناسی ملی را بر عهده دارد.
صفحه عنوان = در کتابهای فارسی ، اولین دست چپ کتاب که عنوان کامل ، عنوان فرعی ، نام نویسنده بطور کامل به انضمام درجه و مقام علمی او، ویرایش ، نام ناشر، و تاریخ نشر روی آن قرار می گیرد.
صفحه حقوق = پشت صفحه عنوان علاوه بر مطالب مربوط به صفحه عنوان شامل مشخصات ویرایشهای دیگر نام چاپخانه و نشانی ، نام لیتوگراف و صحاف و جزئیات مربوط به کاغذ، حروفچینی ، توزیع ، تیراژ، قیمت ، شماره استاندارد بین المللی کتاب (شابک )، و اطلاعات مربوط به حق مؤلف (در کشورهایی که اجرا می شود) و در مورد کتابهای ترجمه شده اطلاعات مربوط به اثر اصلی نیز چاپ می شود.
فهرستبرگه = طبق تعاریف بین المللی برگه ای است در قطع ۵/۷ * ۵/۱۲ حاوی اطلاعات مستند کتابشناختی برای نگهداری در برگه دان عمومی کتابخانه که کاربران با مراجعه به آن اثر مورد نظر خود را بازیابی می کنند. از نظر این آئین نامه برگه ای است که با اطلاعات مستند کتابشناختی برای چاپ در پشت صفحه عنوان به ناشر تحویل می شود.
شماره تایید کتابخانه ملی = شماره ای است که در گوشه پایین سمت چپ فهرستبرگه قرار دارد، شامل یک حرف و دو بخش عددی است . به عنوان مثال ۶۵۲ ۶۷م که م = کتابخانه ملی ، ۶۷ = سال ۱۳۶۷ و ۶۵۲ = ششصد و پنجاه و دومین کتابی که در سال ۶۷ در کتابخانه ملی فهرست و به ثبت رسیده است .
مراکز فهرستنویسی پیش از انتشار (فیپا) = کتابخانه ها، مراکز اطلاع رسانی ، شرکتهای خدمات کتابداری و اطلاع رسانی ، افراد متخصص و غیره که صلاحیت آنها برای ارائه خدمات فهرستنویسی پیش از انتشار به تایید کتابخانه ملی رسیده است ، در حکم نماینده کتابخانه ملی در سراسر کشور عمل می کنند و ناشران متقاضی می توانند از خدمات آنان بهره مند شوند.
ماده (۲) هدف
هدف از فهرستنویسی پیش از انتشار ایجاد دقت ، صحت ، سرعت و یکدستی در امور فهرستنویسی و پیشگیری از دوباره کاری در کتابخانه هاست که نتیجتاً مقدار قابل توجهی از بودجه کتابخانه ها صرفه جویی خواهد شد و کارمندان متخصص کتابخانه ها می توانند اهم اوقات خود را صرف خدمات به مراجعان و ایجاد شبکه های اطلاع رسانی کنند.
ماده (۳)
برای انجام فهرستنویسی ناشران می توانند پرسشنامه فهرستنویسی پیش از انتشار را که کتابخانه ملی تهیه کرده است ، برای هر کتاب در دست انتشار به طور کامل ، دقیق و صحیح تکمیل کرده ، همراه با اصل کتاب یا چکیده کامل از اثر همراه با تصویر صفحه عنوان و فهرست مطالب کتاب در اختیار مراکز فهرستنویسی پیش از انتشار قرار دهند.
تبصره ۱: درباره آثار ترجمه شده ارائه اصل اثر و یا تصویر صفحه عنوان و صفحه حقوِق کتاب اصلی الزامی است .
ماده (۴)
مراکز فهرستنویسی پیش از انتشار حداکثر ظرف مدت ۴ روز کاری فهرستبرگه استاندارد را با شماره کتابخانه ملی به ناشر تحویل خواهند داد.
ماده (۵)
کلیه ناشران می توانند راساً کتابهای در دست انتشار خود را طبق استانداردهای کتابداری فهرست کرده و سپس برای تایید و اخذ شماره ، فهرستبرگه تهیه شده را بهمراه اصل کتاب یا تصویر صفحه عنوان و فهرست مطالب به یکی از مراکز فهرستنویسی کتابخانه ملی ارائه دهند.
ماده (۶)
چاپ فهرستبرگه تاییده شده از سوی کتابخانه ملی بهمراه شماره آن در پشت صفحه عنوان کلیه کتابها الزامی بوده و در متن آن بدون هماهنگی کتابخانه نباید هیچگونه تغییر داده شود.
ماده (۷)
انجام کلیه امور فهرستنویسی رایگان خواهد بود.
ماده (۸)
مشخصات مراکز فهرستنویسی پیش از انتشار همه ساله از طریق جراید به اطلاع ناشران محترم خواهد رسید.
گسترش روز افزون انتشار و مبادله کتاب در سطح بین المللی کشورهای جهان را بر آن داشت تا برای شناسایی، سفارش، فروش، انبارگردانی، توزیع و اطلاع رسانی از یک نظام بین المللی شماره گذاری استفاده نمایند که به نظام شماره استاندارد بین المللی کتاب" شابک" معروف شد. پس از پیروزی انقلاب اسلامی و رشد تولید کتاب و بحث های پیوستن به بازارهای جهانی، مسئولان فرهنگی ایران را بر آن داشت تا به عضویت نظام شابک درآیند. درسال ۱۳۷۲ ایران رسماً به عضویت نظام شابک درآمد و موسسه خانه کتاب نمایندگی این نظام را بر عهده گرفت. شابک ایران با هدف گسترش استفاده از نظام شابک و بکارگیری آن در مبادلات تجاری کتاب و اطلاع رسانی فعالیت می کند. در حال حاضر بالغ بر ۵۰۰۰ موسسه انتشاراتی عضو نظام ISBN در ایران هستند .
مراحل کار فیپا
تحویل کتاب و مدارک لازم
تکمیل فرم پرسشنامه
بررسی و کنترل فرم توسط کتابخانه
ثبت اطلاعات کتابشناختی در دفتر مخصوص
انجام عملیات فهرستنویسی
ورود اطلاعات به رایانه
تهیه برگه فهرستنویسی
تحویل کتاب همراه با کارت فهرستنویسی به ناشر
ناشر نمونه ای از کتاب را که می تواند به صورت متن ماشین شده بدون جلد باشد با صفحه عنوان کامل و دقیق به دفتر فیپا تحویل می دهد. همه تغییرات باید در صفحه عنوان اعمال شده و شماره شابک نیز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی دریافت شده باشد.
در صورتی که کتاب ترجمه است تصویر صفحه عنوان به زبان اصلی نیز همراه با کتاب باید تحویل شود. نمونه اوزالید کتاب نیز پذیرفته می شود و اگر کتاب تجدید چاپ و بدون ویرایش باشد ارائه چاپهای قبلی نیز بلامانع است . پس از تکمیل فرم پرسشنامه توسط ناشر و ثبت اطلاعات مورد نیاز فرم توسط دفتر فیپا کنترل می شود.
بعد از رفع نقص و یادداشت اطلاعات کتابشناختی لازم در دفتر مخصوص کتاب برای فهرستنویسی و امور مرتبط به بخش فهرستنویسی ارسال می شود. پس از دریافت کاربرگه فهرستنویسی و ورود ماشینی اطلاعات ، کارت ماشینی فهرستنویسی از بخش مذکور تحویل گرفته می شود و پس از کنترل نهایی همراه با نمونه کتاب دریافت شده به ناشر تحویل می شود. فرآیند فیپا بین ۳ تا ۶ روز طول می کشد.
در موارد زیر کتاب نیاز به فهرستنویسی مجدد خواهد داشت:
۱ تغییر عنوان
۲ ـ تغییر نام مترجم ، اضافه شدن ، کم شدن
۳ ـ تغییر نام ناشر، اضافه شدن ، کم شدن
۴ ـ تغییر حذف و یا اضافه شدن ، فروست
۵ ـ اضافه یا کم شدن تعداد صفحات کتاب
۶ ـ ویراست کتاب
۷ ـ تغییر قطع کتاب
* علاوه بر موارد فوق، هر عنوانی که تجدید چاپ می شود باید مجدداً در برگه دان کتابخانه ملی وکتابشناسی ملی الکترونیکی ضبط شود.
آدرس پستی:
ساختمان کتابخانه ملی: تهران، بزرگراه شهید حقانی، بعد از ایستگاه مترو میرداماد، خروجی کتابخانه ملی.
ساختمان آرشیو ملی: تهران،بلوار میرداماد، نرسیده به میدان مادر، انتهای خیابان شهید بهزاد حصاری (رازان جنوبی)